به گزارش پایگاه خبری«عصر ساختمان»، ایران نیز به عنوان یک کشور در حال توسعه از این قاعده مستثنی نبوده و بخش بزرگی از اقتصاد آن را پروژه ها تشکیل داده اند. پروژه هایی که در صورت موفقیت، سهم قابل توجه ای در توسعه کشورمان ایفا خواهند کرد. حال برای مدیریت اثربخش این پروژه ها چه کار باید کرد؟
یکی از اساسی ترین کارهایی که در ابتدای هر پروژه باید انجام گیرد، انتخاب استاندارد و یا چارچوب مناسب برای نحوه مدیریت پروژه است. در طول سالیان، روش‌ ها و چارچوب‌ های زیادی با رویکردهای مختلف، برای مدیریت کارها شکل گرفته ‌اند. روش‌هایی که با توجه به نوع کار، میزان پیچیدگی کار و شرایط محیطی ایجاد شده‌ اند.
یکی از رایج‌ترین روش‌ها، استفاده از راهنمای PMBOK (Project Management Body of Knowledge) است. PMBOK یا کلیات دانش مدیریت پروژه، مجموعه‌ای از فرآیندها، نمونه‌های موفق، تکنیک ها و ابزارها برای مدیریت پروژه است، که در صنعت مدیریت پروژه به عنوان یک استاندارد پذیرفته شده است.
راهنمای PMBOK که ارزشمند ترین انتشارات موسسه مدیریت پروژه (PMI) است، با مشارکت هزاران مدیر و متخصص پروژه از تمامی صنایع و بر اساس درس‌آموخته‌ های آنان تهیه و تدوین شده است.
موسسه مدیریت پروژه، که این استاندارد را تهیه و منتشر نموده است، یکی از معتبرترین مراکزی است که با دربرداشتن بیش از 6 هزار عضو در سراسر جهان، در اشاعه علم مدیریت پروژه فعالیت های ارزشمند زیادی انجام داده و خدمات ارزنده ای را نیز تا بحال ارائه نموده است. PMI اکنون در پنج قاره جهان شناخته شده و از اعتبار بسیار بالائی برخوردار می‌باشد.
راهنمای PMBOK برای مدیران حرفه‌ای پروژه، مانند یک کتاب مرجع می‌باشد که در تمامی مراحل مدیریت پروژه‌ها می‌توانند به آن رجوع کنند و بر اساس ویژگی های خاص پروژه خود از آن بهره مند شوند. هرچند این راهنما برای افرادی که تخصص مدیریت پروژه ندارند جز یک کتاب قطور و پیچیده به نظر نخواهد رسید، اما برای افرادی که می‌خواهند گواهی‌های حرفه‌ای موسسه مدیریت پروژه مانند گواهی Project Management Professional (PMP®) یا دیگر گواهی های موسسه را دریافت کنند، مانند یک کتاب مقدس است.
اولین نسخه‌های پم‌ باک را مؤسسه استانداردهای ملی آمریکا و همین‌طور مؤسسه مهندسان برق و الکترونیک به عنوان استاندارد به رسمیت شناختند. و همانطور که گفتیم، روند تکامل پم باک در ویرایش‌های مختلف کتاب راهنمای آن با تعامل هزاران نفر انجام شده است. اولین راهنمای آن در سال 1996 توسط مؤسسه مدیریت پروژه منتشر شد. نوشتن این اسناد بر اساس کاغذ سفیدی که در سال 1983 به نام «اصول اخلاقی، استاندارد، کمیته اعتباربخشی گزارش نهایی» منتشر شد، بود. ویرایش دوم راهنمای پم باک نیز در سال 2000 و نسخه ششم آن آخرین نسخه‌ای است که در سال 2017 منتشر شد است.

درک منطق PMBOK 
راهنمای PMBOK اصولی را برای استفاده کنندگان فراهم می‌کند، که علاوه بر مدیریت پروژه بتوانند فرآیند‌های داخلی سازمان خود را به صورت هماهنگ و یکپارچه طراحی کنند. اولین قدم در این راستا درک منطق این راهنما است. منظور از درک منطق PMBOK این است که نحوه چینش اطلاعات در این راهنما را یاد بگیریم. برای درک این منطق، به صورت مختصر و مفید بخش‌های مختلف این کتاب توضیح داده شده است. نکته اساسی این است که این راهنما شامل چهل و نه فرآیند است که در پنج گروه فرآیندی آغازین، برنامه ریزی، اجرا، پایش و کنترل و پایانی، دسته بندی و در ده حوزه دانش مدیریت پروژه که از فصل چهار تا فصل سیزده بررسی می‌ شوند، آمده است.
فصل یک تا فصل سه: این سه فصل مقدمه دانش مدیریت پروژه است. در این سه فصل چارچوبی مقدماتی توضیح داده می‌شود که در فصول بعدی بسط داده خواهند شد. در فصل اول تعریف پروژه و مفاهیم مرتبط مدیریت پروژه ارائه می شود. در فصل دو به شرایط محیطی و عواملی که بر پروژه ها تاثیر می گذارند پرداخته می شود. در فصل سه نیز درباره نقش مدیر پروژه صحبت می شود.
فصل چهار: مدیریت یکپارچگی. در این فصل اینکه چگونه تمامی حوزه های دانش که در ادامه بررسی می شوند به طور معنا داری با یکدیگر ارتباط دارند شکل و ساختار می یابند. در اکثر شیوه های آموزشی PMBOK این فصل به طور موازی با دیگر فصل ها آموزش داده می شود.
فصل پنج: مدیریت محدوده و محتوا. این فصل به الزامات، محدوده و محتوای پروژه و اینکه هدف پروژه با به انجام رسیدن چه کارهایی محقق می شود می پردازد.
فصل شش: مدیریت زمان بندی. تعریف فعالیت ها، توالی کارها، تخمین زمان ، برنامه زمانی پروژه و نحوه پایش و کنترل آن ها، در این فصل بحث می شود.
فصل هفت: مدیریت هزینه. در این فصل تخمین هزینه ها، بودجه و نحوه پایش و کنترل هزینه ها، در طول چرخه عمر پروژه بحث می شود.
فصل هشت: مدیریت کیفیت. این فصل به مباحث مدیریت کیفیت از جمله سیاست گذاری ها و نحوه کنترل کردن کیفیت می پردازد.
فصل نه: مدیریت منابع. در این فصل مباحث مربوط به شناسایی منابع مورد نیاز، نحوه مدیریت مدیریت تیم و کنترل منابع ارائه شده است.
فصل ده: مدیریت ارتباطات. نحوه مناسب اشتراک گذاری اطلاعات با تیم و ذینفعان پروژه، نحوه ارائه گزارش ها و موضوعات مرتبط در این فصل بررسی شده است.
فصل یازده: مدیریت ریسک. شناسایی ریسک ها، تحلیل ریسک و نحوه پاسخ به آنها و کارهای مرتبط به کنترل فعالیت های مدیریت ریسک در این فصل ارائه شده است.
فصل دوازده: مدیریت تدارکات. امور مربوط به قرارداد و تدارکات در این فصل بحث شده است.
فصل سیزده: درگیر کردن ذینفعان: آخرین حوزه که به دانش مدیریت پروژه اضافه شده است، به عنوان افرادی که موفقیت و یا شکست پروژه را اندازه گیزی می کنند در این فصل بحث شده است.

استفاده  از PMBOK 
طبیعتا، تمامی اصول و مواردی که در راهنمای PMBOK آمده است، به صورت جزئی با هر صنعتی و هر پروژه ای تطابق صددرصدی ندارد. کاری که راهنمای پم باک می کند، این است که، با معرفی فرایندهای کلیدی، دانش ها، تکنیک ها و ابزارها به مدیران پروژه، نشان می دهد با در نظر گرفتن شرایط خاص پروژه خود، چگونه باید آن را مدیریت کنند. در همین راستا، در فصل اول راهنما آمده است، که مدیر پروژه باید با آگاهی از شرایط خاص حاکم بر پروژه، چارچوب و روش مدیریت پروژه مخصوص به آن پروژه را، از راهنما PMBOK استخراج کند.

جمع بندی
از دانش نهفته در راهنمای PMBOK بگذریم، استفاده از این راهنما در ایجاد ادبیاتی مشترک در سازمان و همچنین صنایع مختلف، می‌تواند باعث بهبود فضای تعاملی ما در داخل و خارج سازمان شود.
و همچنین به یاد داشته باشیم، شناخت محیط پروژه و آگاهی از عوامل اجتماعی حاکم بر پروژه یکی از نکات کلیدی در موفقیت پروژه است. حال ما باید با آگاهی بر استاندارد PMBOK و شناخت عوامل محیطی و اجتماعی حاکم بر پروژه، چارچوب و روش مدیریت پروژه منطبق با پروژه مورد نظرمان را تدوین و اجرا کنیم و گامی موثر در بهبود مدیریت پروژه ها برداریم.

  
** PMBOK: Project Management Body of Knowledge
** PMI: Project Management Institute

بخش تولید محتوای شرکت PMPiran
www.pmpiran.com